Tomado de: U.S. Legal Support
Aunque los transcriptores legales pueden ser contratados internamente, trabajar con un proveedor de servicios establecido garantiza una mayor confiabilidad, eficiencia y precisión.
Tus necesidades de transcripción pueden cambiar en un instante: ubicación, traducción en tiempo real, formato presencial o virtual, nivel de formalidad del evento o habilidades requeridas. Al evaluar un proveedor de transcripción, ¿cómo asegurarte de que podrá satisfacer tus necesidades actuales y futuras?
Al igual que con cualquier proveedor de servicios de soporte de primer nivel, busca una empresa con historial comprobado de excelencia, agilidad y dominio en seguridad y tecnologías emergentes relacionadas con la transcripción.
A continuación, los aspectos clave a considerar antes de contratar.
Calidad de la transcripción
El derecho se construye, con el tiempo, sobre transcripciones certificadas. Convertir palabras habladas o escritas en documentos precisos y literales es fundamental, no solo para un caso específico, sino también para el registro oficial y futuros precedentes legales.
Realizar este trabajo de forma rápida y económica no tiene valor si la calidad no está garantizada. Pregunta por estándares, filtros y resultados. Debes buscar:
- Habilidad para transcripción literal (verbatim)
- Dominio del lenguaje jurídico específico
- Velocidad (mínimo de 75 palabras por minuto)
- Capacidad para tomar decisiones informadas
Un servicio profesional debe poder demostrar la calidad de sus entregables y explicar cómo mantienen sus estándares.
Eficiencia y flexibilidad
¿Cuánto tiempo tomará completar el trabajo? Consulta sobre los plazos de entrega en los siguientes casos:
- Asignación de transcriptores remotos generales o especializados
- Disponibilidad de transcriptores presenciales (incluso en zonas rurales)
- Uso de su sistema o plataforma de entrega de transcripciones
- Servicios generados por inteligencia artificial
- Recepción del documento final oficial
Además, busca flexibilidad de horarios, incluyendo servicios urgentes cuando estés contra el tiempo.
Nivel de dificultad: alto
En transcripción legal necesitas profesionales capaces de abordar temas difíciles, inusuales o complejos. Además de documentos legales escritos o grabaciones simples, solicita ejemplos como:
- Videos de cámaras corporales de fuerzas del orden
- Contenido de redes sociales (p. ej., páginas de Facebook o cuentas de X)
- Llamadas al 911 con voces tensas o sonidos no verbales
- Reuniones con más de 10 participantes y múltiples fuentes remotas
El proveedor adecuado puede transformar estos materiales en documentos precisos, bien formateados y útiles como evidencia o material oficial.
Especialización
Evalúa los tipos de casos que manejas y si el proveedor tiene experiencia en tu área. Los despachos especializados se benefician al contratar transcriptores con conocimiento en:
- Bienes raíces
- Negligencia médica
- Finanzas
- Propiedad intelectual
- Derecho laboral
- Derecho penal
También considera:
- Familiaridad con ciertas jurisdicciones
- Capacidad para seguir tu guía de estilo
- Experiencia con tus plataformas o herramientas preferidas
Idiomas
En un mundo globalizado, desde juntas corporativas hasta audiencias de libertad condicional pueden involucrar varios idiomas o dialectos. Busca un proveedor que pueda:
- Traducir hacia y desde más de 200 idiomas
- Ofrecer traductores legales con conocimiento de los sistemas jurídicos del idioma origen y destino
- Dominar la terminología de áreas legales especializadas
Alcance operativo
¿Tienen suficiente personal para cubrir tus necesidades cuándo y dónde lo necesites? Un proveedor confiable debe poder ofrecer:
- Servicios presenciales en cualquier estado
- Procesos virtuales o híbridos en tu plataforma preferida
- Trabajo remoto adaptado a tu horario
Seguridad de la información
Si un contenido vale la pena ser transcrito, vale la pena protegerlo. Dado el nivel actual de amenazas, la ciberseguridad es crítica. Consulta si tienen protocolos para:
- Prevenir brechas de seguridad
- Responder ante amenazas
- Proteger la privacidad, integridad y confidencialidad de tus archivos
Un buen plan de seguridad incluye:
- Monitoreo y respuesta 24/7
- Centros de datos redundantes
- Encriptación de extremo a extremo
- Soporte técnico especializado
Además, asegúrate de que cumplan con:
- HIPAA (protección de información médica e identificable)
- SOC 2 Tipo 2
- Normas del marco NIST (ciberseguridad)
Transcripción con IA
La inteligencia artificial se está integrando en la transcripción legal bajo una guía responsable. Su uso puede ser:
- Ideal para grandes volúmenes o borradores iniciales
- Rentable
- Eficiente cuando es supervisado por humanos
Un buen uso de IA incluye la transcripción de audios o videos extensos, que luego son escaneados, anotados y validados por un transcriptor humano, quien certifica el documento final.
Busca un proveedor que sepa integrar tecnología con criterio, sin rechazarla ni aplicarla sin control.
Gama de servicios
¿Ofrecen otros servicios que puedan simplificar tus procesos? Un proveedor completo puede ayudarte en:
- Traducción e interpretación
- Subtitulación en tiempo real
- Reportería judicial
Dominio de archivos fuente
Un archivo digital es una cosa… ¿pero qué tal un Laserdisc? Asegúrate de que puedan acceder y convertir:
- Archivos de audio y video en cualquier formato
- DVDs, CDs y sus variantes
- Cintas de video, microcassettes
- Contenido en streaming o grabado
- Grabaciones de celulares
También deben ser capaces de:
- Sincronizar grabaciones con transcripciones
- Gestionar formatos raros o antiguos
- Aplicar protocolos de seguridad incluso a terceros involucrados
Valor y rentabilidad
Todo debe mantenerse dentro del presupuesto. Pregunta cómo ayudan a controlar los costos:
- Precios claros y sin tarifas ocultas
- Uso estratégico de IA con supervisión humana
- Red de talentos con distintos niveles y especialidades
También puedes evitar costos extra con:
- Entregas eficientes que evitan urgencias
- Alta calidad desde el primer borrador
- Seguridad integral que previene multas o responsabilidades
Formación y certificación
Los proveedores de transcripción legal suelen contar con redes de expertos certificados. Por ejemplo:
- Certificación de la AAERT (American Association of Electronic Reporters and Transcribers)
- Certificaciones de la NCRA (National Court Reporters Association), como:
- RSR, RPR, RMR, CER, CRR, RDR
Certificación de transcripciones
No solo importa la certificación del profesional, sino también del documento en sí. Confirma que el proveedor pueda certificar legalmente cada transcripción cuando sea requerido.
Experiencia
Como con cualquier servicio crítico, busca proveedores con trayectoria. Las relaciones duraderas y la reputación se construyen con años de experiencia y redes sólidas de talento.
